Документы проверяют до подписания приемки, пока транспорт находится на объекте. Ответственному сотруднику лучше заранее иметь договор, заявку и реквизиты получателя.
Паспорт качества
Сверьте марку топлива, номер партии и дату оформления. Паспорт должен относиться к фактически доставленному продукту. Для сезонного дизеля отдельно проверьте исполнение, согласованное в заявке.
ТТН
В товарно-транспортной накладной проверяют отправителя, получателя, адрес разгрузки, данные транспорта и количество топлива. Адрес должен совпадать с фактической точкой приемки.
Счет-фактура и договор
Наименование продукта, объем и реквизиты сторон должны совпадать с договором. Если бухгалтерии нужны дополнительные формы, их перечень лучше передать поставщику до отгрузки.
Приемка на объекте
- Назначьте сотрудника, который принимает транспорт и документы.
- Сверьте пломбы и данные транспорта, если это предусмотрено процедурой.
- Проверьте комплект до подписания.
- Сохраните копии переданных документов.
Если данные не совпали
Не исправляйте документы устно и не откладывайте вопрос до следующего дня. Зафиксируйте расхождение, сообщите менеджеру и согласуйте корректный комплект до подписания. Если отличие касается продукта или партии, приемку проводят по правилам договора и внутренним процедурам получателя.